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2021 / Mit voller Spannung voraus

Erst analog, jetzt digital

    Projektmanagement gab es eigentlich schon zu Zeiten der ägyptischen Pyramiden und der Chinesischen Mauer, in seiner neueren Form begann jedoch alles mit der Entwicklung der Gantt-Diagramme im frühen 20. Jahrhundert. Seitdem ist die Welt immer komplexer geworden und auch das Projektmanagement hat sich im Laufe der Zeit angepasst. Das Projektmanagement bei PSW ist noch relativ jung. Im Jahr 2016 vollzog das Unternehmen eine strategische Neuausrichtung, um für die zahlreichen Herausforderungen der Automobilindustrie gewappnet zu sein.

    Erhard Dörr, Leiter Projektmanagement, kam 2017 zu PSW und hatte die Aufgabe, ein Projektmanagement im Unternehmen einzuführen. Er erinnert sich zurück: „Damals gab es schon eine gewisse Form des PMs im Unternehmen, jedoch dezentral. Jede Abteilung hat basierend auf Erfahrungen die Projekte abgewickelt. So lassen sich natürlich keine großen Fahrzeugprojekte entwickeln, aber genau das war das Ziel von PSW.“

    Der Werkzeugkasten des Projektmanagements

    Ein gesamtheitliches PM in einer Organisation zu implementierten ist an sich schon eine große Herausforderung. Für Erhard und sein Team kam noch hinzu, dass sie das Projektmanagement parallel zum bisher größten Fahrzeugprojekt in der Geschichte von PSW aufbauen mussten: „Audi hat uns zu der Zeit mit großen Entwicklungsumfängen beim Audi e-tron GT beauftragt. Für ein Projekt dieser Größenordnung waren PM-Prozesse zwingend erforderlich. Jedoch mussten wir das PM bei PSW von Grund auf konzipieren und gleichzeitig mit der Fahrzeugentwicklung starten. Rückblickend haben sich die Themen sogar gegenseitig befeuert.“

    Eine symbolische Darstellung der Matrixstruktur anhand eines Würfels.
    Schneller und effizienter: PSW entwickelt Projekte in einer Matrixstruktur.

    Doch wo fängt man an? Welche Prozesse und Tools führt man zuerst ein? Erhard und sein Team haben auf Pragmatik gesetzt: „Das sind eigentlich zwei Säulen: Einerseits gibt es generische Prozesse und Tools, die einem nach Lehrbuch zur Verfügung stehen. Andererseits gab es beim Audi e-tron GT spezifische Bedarfe, welche wir aufgrund ihrer Akutheit priorisiert haben. Also haben wir in den Werkzeugkasten der PM-Tools reingegriffen und die Methoden entsprechend auf PSW angepasst.“

    Um eine ideale Zusammenarbeit zwischen Audi und PSW zu gewährleisten hat das Team zuerst ein Baureihenmanagement samt Matrixstruktur eingeführt, das sich an die Audi-Struktur anlehnt. Anschließend hat man die wichtigsten Prozesse eingeführt, zum Beispiel das Risikomanagement, welches auf dem IPMA-Standard basiert. So wurde parallel zur Fahrzeugentwicklung ein Tool des „Werkzeugkastens“ nach dem anderen angewandt.

    Zeit für ein Fazit: „Mit viel Engagement und einem gesunden Maß an Pragmatismus haben wir ein professionelles PM eingeführt, für welches wir sogar vom TÜV-Süd ausgezeichnet wurden. Es ist wirklich beeindruckend, was für einen Sprung PSW in den letzten Jahren gemacht hat“, sagt Erhard. Also Mission erfüllt und entspannt zurücklehnen? Natürlich nicht: „Wir haben das PM bei PSW professionalisiert, nun machen wir den nächsten Schritt. Wir werden es digitalisieren.“

    Projekte digital steuern: procom

    Bisher basierte das Projektmanagement auf der Pflege von hunderten verschiedenen Daten und Tabellen: zum Beispiel Kostenkalkulation, Terminpläne, Kapazitätskurven. Zum einen kostet die manuelle Pflege der Daten Zeit, zum anderen erhöht das die Fehleranfälligkeit. Mit der Projektmanagement-Software procom (Projekte, Controlling, Menschen) macht PSW den nächsten Schritt und entwickelt das Projektmanagement weiter: „Basierend auf 271 internen User-Stories haben wir gemeinsam mit einem externen Anbieter alle für PSW notwendigen Funktionen und Tools für das Projektmanagement konzipiert“, sagt Marco Kroll, Leiter PMT/Prozesse. „Procom ist unsere zentrale und digitale Plattform für alle PM-Anwendungen. Derzeit befinden wir uns in der Einführungsphase. Wenn diese abgeschlossen ist, wird unser PM schneller, transparenter und es ist in vielen Bereichen automatisiert.“

    Interview ohne Worte

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    Portrait Erhard Dörr
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    Erhard Dörr

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    Portrait Marco Kroll
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    Marco Kroll

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    Portrait Markus Götz
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    Markus Götz

    Maximale Transparenz und umfangreiche Funktionen

    Im Projektmanagement muss es oft schnell gehen. Kunden möchten tagesaktuell wissen, wo das Projekt steht. Für die Erstellung solcher Reports war es früher notwendig, zahlreiche Dokumente und Tabellen zu sichten und zu konsolidieren. Das kostet Zeit. Und mit procom?

    Markus Götz, Mitarbeiter PMT/Prozesse und verantwortlich für die Implementierung von procom ist überzeugt: „Mit der neuen Software sind wir viel schneller und wir schaffen maximale Transparenz im Projekt. Das gilt für unternehmensintern als auch für unsere Kunden. Mit wenigen Klicks können wir tagesaktuelle Projektberichte erstellen“, sagt er. „Das gelingt uns, indem procom sich aus realen Systemdaten speist. Bei zum Beispiel einer gelben Ampel stehen Systemdaten dahinter, die automatisch hochverdichtet werden und so zu dieser Aussage führen“. Neben einem tagesaktuellen Berichtswesen bietet procom auch noch viele weitere Funktionen: Kalkulation, Risikomanagement, Ressourcenplanung und vieles mehr – alles aus einer Hand.

    „Theoretisch ist es sogar möglich, dass wir Kunden und externe Partner an das System anbinden können und sie so direkten Zugriff haben“, erklärt Markus. Darüber hinaus wird die Prozesslandschaft in der Fahrzeugentwicklung immer komplexer: A-Spice (Automotive Software Process Improvement and Capability Determination) und Systems Engineering werden bald verbindliche Standards sein, die ein Entwicklungspartner wie PSW bei Kundenprojekten zuverlässig erfüllen muss. Diese Standards wären in der „alten“ Welt mit Excel und Co kaum zu stemmen. Mit procom hingegen lassen sich auch diese Anforderungen an das Projektmanagement zentral abbilden.

    Das Projektmanagement von PSW hat sich innerhalb weniger Jahre von einer dezentralen Tätigkeit hin zu einem professionellen Prozess entwickelt und nun steht es kurz davor vollkommen digitalisiert zu werden. Ist die Mission jetzt erfüllt? Kann man sich jetzt entspannt zurücklegen? Nein, Erhard hat schon das nächste Ziel:

    Meine Vision von procom ist ein umfassendes Enterprise System, welches nicht nur im Projektmanagement genutzt wird, sondern alle im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse unterstützt.

    Erhard Dörr Leiter Projektmanagement
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